Affärssystem ger fler borrmeter till rätt pris

– Den som har ambitionen att göra det enklare för sig och samtidigt få loss mer debiterbar tid bör absolut skaffa någon form av affärssystem.
Det säger Sören Alexandersson, vd på SDF, Svensk Dataförvaltning, som utvecklar affärssystem anpassade till service- och installationsföretag.

Ett affärssystem gör arbetet mer effektivt och enklare, säger Sören Alexandersson, vd på SDF i Göteborg. Foto: Emmy Jonsson.

Affärssystem är ett samlingsbegrepp för olika typer av IT-system som hanterar och integrerar företagets information inom olika områden. På så sätt kopplas till exempel kunddata samman med projektdata som arbetade timmar och använt material hela vägen fram till en faktura. En del affärssystem inbegriper även företagets hela bokföring.
Affärssystem är i allmänhet uppdelade i olika moduler som kan kopplas på utifrån behov och verksamhet. SDF har en modul som är specifik för borrföretag. Den har stöd för borrprotokoll som kan skrivas ute i fält direkt i mobilen.
– Framöver kommer man även att kunna skicka protokollet direkt från mobilen till SGU:s brunnsarkiv, förklarar Sören Alexandersson.

Ökar säkerheten

Det är ett exempel på den stora fördel och vinst ett affärssystem ger. Genom att samla all viktig information kring projekt och uppdrag i ett system, kan mycket manuellt arbete undvikas. Affärssystem ökar också kontrollen och överblicken för företaget och ökar säkerheten i all dokumentation.
– Det blir ett effektivare och enklare sätt att arbeta. Du har med dig all information du behöver ut på fältet i telefonen, och kan mata in allt du behöver direkt på plats.
Ett mobilt affärssystem ger större noggrannhet i rapporteringen, menar Sören Alexandersson.
– Du matar in tid och material direkt på plats. Annars är det vanligt att man kanske viker en dag för administration. Då ska timmar kommas ihåg flera dagar efteråt. Papper med noteringar kanske har försvunnit. Med ett bra affärssystem kan entreprenören vara ute mer och därmed få mer debiterbar tid.

Ligger i molnet

Affärssystem är inte längre begränsat till större företag. Idag blir det allt vanligare att systemleverantören står för hårdvara och serverutrymme och att kunderna jobbar via molnet och betalar en månadsavgift. Det gör det enkelt och ekonomiskt även för mindre företag.
– Lejonparten av våra kunder är småföretag med upp till tio anställda.
Enligt Sören Alexandersson växer digitaliseringstjänster så det knakar. Det visar att det finns många entreprenörer som ännu inte har infört ett affärssystem i verksamheten.
– Man kanske tror att det är jobbigt att lära sig, eller också har man inte insett fördelarna. Jag träffar på många som fortfarande använder sig av komplexa Excelsystem.

Artiklar stommen

SDF:s system är uppbyggt på ”artiklar” som användaren själv ger namn och sätter pris på. Det kan vara timmar, material, borrmeter, service med mera. Artikelnummer från olika leverantörer kan också läsas in i systemet så att användaren enkelt kan ange olika typer av material och produkter som har använts i projektet. De produkter som används mest kan läggas i snabblistor för snabbare åtkomst. Även interna arbeten som service på riggen kan loggas på detaljnivå för att hålla full koll på hur mycket tid och material som går åt. Checklistor av olika slag kan läggas upp, såväl generella som specifika för varje jobb.
Systemet kan även användas för att logga avvikelser med hjälp av en särskild modul som stöder olika kvalitetssäkringssystem. Här kan avvikelser som avser exempelvis arbetsmiljö läggas in direkt i fält.

Justera systemet

En vd som vill ha koll kan plocka ut många olika typer av statistik och rapporter ur systemet. För att inte gå vilse i mängden data som genereras rekommenderar Sören Alexandersson att ha en dialog med leverantörerna redan när ett system handlas upp.
– Stäm av hur ditt sätt att arbeta stämmer med leverantörens system. Det kanske är systemet som behöver justeras, snarare än hur just du och ditt företag arbetar. Samtidigt kan systemleverantören ge dig goda tips och råd hur du kan ändra arbetssätt för att bli mer effektiv.

Sören Alexandersson sammanfattar fördelarna med ett affärssystem i fyra punkter:

• Det väsentliga är att du får kortare väg från kundförfrågan till skickad faktura.
• Du blir mer effektiv i administrationen, vilket leder till fler debiterbara borrmeter.
• Risken att bortglömda timmar inte kommer med som underlag för meterpriset minimeras.
• Du får betydligt bättre översikt när all affärsviktiga data är samlade i ett system med ett gemensamt gränssnitt.

Text: Lars Wirtén

Malmberg har full koll på projekten

I större företag skulle det vara svårt att driva verksamhet utan affärssystem. Malmberg-koncernen i Yngsjö utanför Kristianstad har ett stort och komplext system, skräddarsytt för deras behov.

Sara Malmberg, koncernchef på Malmberg, använder affärssystemet för att göra projektprognoser och uppföljningar. Foto: Lars Owesson

Koncernchefen Sara Malmberg har full koll på projekten: hur mycket diesel som går åt, hur många timmar som läggs ned, vilket material som används med mera.
– Vårt system är anpassat till att vi är en koncern och framförallt till våra projektledare, affärsområdeschefer, ekonomifunktionen och mig som koncernchef som styr företaget. De som är ute på fältet och borrar kan egentligen bara tidrapportera mobilt i systemet via en app, säger Sara Malmberg.
Malmberg handlade upp affärssystemet för cirka tio år sedan och har löpande utvecklat det sedan dess. Det är helt anpassat till just deras verksamhet och förhållanden. Hade Sara Malmberg handlat upp ett affärssystem idag hade hon valt ett standardupplägg.
– Vårt affärssystem är fantastiskt bra och har många möjligheter. Men det är stort och tungt och med ett egenutvecklat system blir vi väldigt beroende av konsulter. Det blir dyrt när man bygger in sig i stora system. Idag har utvecklingen inom digitaliseringen gjort att det finns bra standardsystem som är lättare att hantera.

Löpande prognoser

Malmberg har byggt in i princip alla företagets digitala funktioner i affärssystemet. Det hanterar tidrapporter, lagersaldo, leverantörsartiklar, inköp, fakturering och bokföring. Men lagerhanteringen är fortfarande en utmaning, menar Sara Malmberg.
– Den delen är inte optimal, vi måste fortfarande hantera lageruttag manuellt. Men vi kör många stora projekt och där lägger vi in artiklarna som projektinköp, det vill säga order direkt till leverantörerna. Generellt vill vi minimera lagerhanteringen.
Malmberg använder affärssystemet framför allt till att löpande göra projektprognoser och successiva vinstavräkningar.
– Systemet ger oss bra koll på hur mycket som köps in och hur mycket tid som läggs ned i projekten i förhållande till offert. Om prognoserna visar att projektet inte verkar hålla vad som är offererat går vi in och tittar på orsaken.
Sara Malmberg menar att affärssystemet helt klart gör koncernen mer effektiv och lönsam.
– Tack vare det kan vi snabbt agera om något ser ut att gå fel.

Text: Lars Wirtén

Bättre ordning och reda ger nöjda kunder

– Vi använder ordersystemet i alla jobb, all försäljning går via det. Det är lite skillnad mot att använda papper och penna.

Magnus Jonsson har infört affärssystem och
slipper jaga papperslappar.

Det säger Magnus Jonsson på Bengt Jonssons Brunnsborrning AB på Tjörn i Bohuslän. Företaget har tio medarbetare och började använda SDF:s affärssystem för fyra år sedan. Dessförinnan var det papper och mappar som gällde.
– Alla jobb dokumenterades och loggades på papperslappar som eventuellt lades i en mapp. Sedan hanterades dessa på bästa sätt. Det var ett konstant sittande med detta på kontoret. Man fick jaga lappar som inte kom in och det skulle inte förvåna mig om det förekom att lappar försvann. Det är en väldig skillnad att ha allt samlat direkt i telefonen när man är ute på jobb, konstaterar Magnus Jonsson.
På kontoret ansvarar två personer för att ta hand om ordrarna och att flytta över dem till bokföringssystemet där fakturorna skapas.
– Då är allt material inlagt, allt är prissatt och klart. Det är bara en knapptryckning, programmen pratar med varandra.

Sparar pengar

Magnus Jonsson är övertygad om att företaget sparar pengar på att använda ett affärssystem.
– Den största vinsten ligger i att ha ordning och reda på allt. Hanteringen är mycket lättare och inga jobb försvinner. Medarbetarna behöver inte inom kontoret för administrationens skull.
– Får vi ett akutjobb kan vi skicka en person direkt från ett jobb till ett annat. Då går det en order med vägbeskrivning och arbetsuppgifter direkt till mobiltelefonen.
Magnus Jonsson tror dock inte att det blir mer debiterat på grund av affärssystemet.
– Däremot finns inte längre någon risk att vi glömmer någon kund eller att vi åker fel och blir försenade. Med bättre ordning och reda får vi mer nöjda kunder och det är alltid den bästa marknadsföringen.

Text: Lars Wirtén