Samverkan, ledningens engagemang, handlingsplaner och tydliga rutiner. Med dessa faktorer på plats kan en arbetsmiljöpolicy vara både kortfattad och övergripande.

Anna Sjösten är personalkonsult vid Lunds universitet och har ansvarat för att ta fram universitetets arbetsmiljöpolicy. Hon vet med andra ord vad som krävs för att få fram en bra policy. Lunds universitet är en stor organisation med 7 600 anställda, men grunderna för att ta fram en arbetsmiljöpolicy och aktivt arbeta med arbetsmiljöfrågor är samma i ett litet eller medelstort företag.
– I princip vilket företag som helst kan använda vår arbetsmiljöpolicy. Det viktigaste är vad du gör med den och hur du omsätter den i vardagen, säger Anna Sjösten.
Själva policyn består av endast två korta stycken. Dessa kompletteras med några mer konkreta delar som beskriver hur den ska genomföras, vilka förutsättningar som krävs, olika roller i organisationen samt hur den ska följas upp och hur mål ska fastställas.
– Vi har inte hittat på något exceptionellt, mycket är självklarheter som går att kopiera rakt av.

Anna Sjösten vid Lunds univervistet beskriver processen för att ta fram en miljöpolicy.

Viljeinriktning

Det är lätt att tänka att en arbetsmiljöpolicy inte betyder något om det i stort sett bara är att kopiera en annans text. Anna Sjösten menar att det ändå inte handlar om ett spel för galleriet.
– Förutom att det är lag på att en arbetsmiljöpolicy ska finnas i företag med fler än tio anställda, så behöver man ett dokument som uttalar en viljeinriktning. Och ledningen ska vara fanbärare. Ledningens engagemang är jätteviktigt, understryker Anna Sjösten.
Men det betyder inte att en arbetsmiljöpolicy kan tas fram av ledningen själv, även om man väljer att kopiera en policymall. Det är inte texten i sig som är poängen, utan arbetet att ta fram den och hur den efterlevs, säger Anna Sjösten.
– Nyckeln är att den tas fram i samverkan med exempelvis skyddsombud och medarbetare med olika funktioner i företaget. Skyddsombuden är viktiga att ha med från början, de kan verksamheten och vet vilka utmaningar och problem som finns.

Handlingsplaner och rutiner

När en övergripande policy är formulerad och beslutad är nästa steg att ta fram en eller flera handlingsplaner, beroende på hur stort företaget är. Det lilla företaget kan med fördel låta handlingsplanen vara en del av policyn. Men i större företag behöver lokala handlingsplaner tas fram för olika typer av verksamheter och platser. Underlaget för dessa kan vara en medarbetarundersökning och en skyddsrond där olika risker och brister identifieras. De som inte kan åtgärdas direkt ska med i handlingsplanen. Slutligen ska rutiner formuleras och dokumenteras. Ett förebyggande arbetsmiljöarbete består således av tre delar:

1. Arbetsmiljöpolicy: Hit vill vi.
2. Handlingsplan: Det här ska göras.
3. Rutiner: Så här gör vi.

Sociala miljön

I borrningsbranschen dominerar såklart fysiska risker och arbetsförhållanden som är oerhört viktiga för att undvika olyckor och skador. Anna Sjösten flaggar samtidigt för att inte glömma den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, så kallade OSA-frågor.
– Det rör hur arbetet organiseras för att vi inte ska stressa sönder och hur vi uppträder mot varandra. Det är faktorer som är svårare att prata om och därmed upptäcka och formulera handlingsplaner kring. Men de är viktiga att lyfta fram och belysa i arbetsmiljöarbetet.

Ta hjälp

Lunds universitet är en stor organisation med resurser att bedriva ett aktivt arbetsmiljöarbete. Men hur gör det mindre företaget, var ska en entreprenör börja? Ta hjälp, säger Anna Sjösten och hänvisar i första hand till Arbetsmiljöverkets webbplats.
– De ger många bra tips. Börja där och läs deras föreskrift om ett systematiskt arbetsmiljöarbete.
Att ursäkta sig med att inte ha tid är inte okej, säger Anna Sjösten bestämt.
– Arbetsgivaren har huvudansvaret att detta blir gjort. Börja i samband med en kick-off eller annan typ av personalmöte. Det behöver inte vara svårt.
Det löpande arbetsmiljöarbetet beskriver Anna som en cirkulär process i fyra steg som sedan börjar om:

1. Undersök arbetsmiljön.
2. Bedöm risker.
3. Åtgärda brister.
4. Följ upp.

Regelbundna möten

Ryggraden i arbetsmiljöarbetet är att regelbundet ha möten med en skyddskommitté (krav vid 50 anställda eller fler), eller direkt med skyddsombudet i mindre företag. En gång i månaden bör man ha samtal om hur det ser ut på arbetsplatserna. Riskmedvetenhet är ett begrepp Anna Sjösten återkommer till flera gånger.
– Ledningen måste tjata in vikten av att rapportera tillbud och givetvis även alla skador.
Ett tillbud är något som kunde ha lett till en skada. Om tillbuden rapporteras kan den bakomliggande orsaken åtgärdas innan det sker en arbetsplatsolycka.
– Prata med varandra! Diskutera gärna på arbetsplatsen vad en god arbetsmiljö är. Det gäller även den sociala arbetsmiljön så att ni kan fånga upp tidiga signaler om någon mår dåligt.

Alla har ansvar

Förutom lagkravet på en arbetsmiljöpolicy finns ett lagkrav på att arbetsgivare tydligt har dokumenterat att man inte tolererar kränkande särbehandling.
– Lägg in det i arbetsmiljöpolicyn så slipper man ha två olika dokument, föreslår Anna Sjösten och tipsar vidare:
– Skriv in i policyn att det inte bara är arbetsgivarens ansvar. Alla har ett ansvar att bidra till en god arbetsmiljö, till exempel hur vi beter oss och bemöter varandra och att anmäla tillbud.

Exempel på frågor att diskutera med skyddsombud/skyddskommitté

• Har vi haft några tillbud?
• Hur och när åtgärdar vi dessa?
• Har vi identifierat några brister och potentiella risker?
• Hur och när åtgärdar vi dessa?
• Hur ser sjukfrånvaron ut?
• Finns tecken på att någon mår dåligt psykiskt?
• Hur ser utbildningsbehovet ut?
• Finns annat relevant att rapportera kring arbetsmiljön?

Det här säger lagen

En arbetsmiljöpolicy ska tas fram som visar arbetsgivarens övergripande målsättning, viljeinriktning och medel för det långsiktiga arbetet som man har med verksamhetens arbetsmiljö. Rutiner behöver finnas för alla olika aktiviteter i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Arbetsmiljöpolicyn ska dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten.

Text och foto: Lars Wirtén

 Utdrag ur arbetsmiljölagen

• Arbetsgivare och arbetstagare ska samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö.
• Arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall.
• Arbetsgivaren ska beakta den särskilda risk för ohälsa och olycksfall som kan följa av att arbetstagaren utför arbete ensam.
• Lokaler samt maskiner, redskap, skyddsutrustning och andra tekniska anordningar ska underhållas väl.
• Arbetsgivaren ska systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö. Han ska utreda arbetsskador, fortlöpande undersöka riskerna i verksamheten och vidta de åtgärder som föranleds av detta. Åtgärder som inte kan vidtas omedelbart ska tidsplaneras.
• Arbetsgivaren ska i den utsträckning verksamheten kräver dokumentera arbetsmiljön och arbetet med denna. Handlingsplaner ska därvid upprättas.
• På ett arbetsställe, där minst fem arbetstagare regelbundet sysselsätts, ska det bland arbetstagarna utses ett eller flera skyddsombud (arbetsmiljöombud).

Lunds universitets arbetsmiljöpolicy

Lunds universitets vision är att vara ett universitet i världsklass som förstår, förklarar och förbättrar vår värld och människors villkor. En förutsättning för en framgångsrik verksamhet är att den utmärks av en god arbets- och studiemiljö som är utvecklande, stimulerande, säker och trygg. Arbetsmiljöarbetet ska bedrivas förebyggande med arbetsmiljölagstiftningens krav som grund och med en strävan att ständigt förbättra arbets- och studiemiljön.
Alla som är verksamma vid Lunds universitet har ett ansvar att bidra till en god arbets- och studiemiljö. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i samverkan mellan chefer, medarbetare och studerande. Respekt och omtanke ska gälla i alla relationer liksom ett gemensamt ansvarstagande för universitetets värdegrund, uppgifter och mål. Inom universitetet ska nolltolerans mot kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier råda.